参照資料

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書類チェック

書類チェック時の処理

【基本のチェック内容】

契約書の記載内容の確認（契約住所や上記以外の連絡先など）
必要書類（身分証など）がそろっているか確認
口座振替依頼書記載内容の確認（フリガナや、肩書など）

【書類チェック注意点】

書類不備は二重線と訂正印で修正してもらう
※ 口座振替依頼書の訂正印は銀行届出印押印お届け印と訂正印違うと不備
ネット銀行は口座振替依頼書のお届け印サインや印鑑登録なしの可能性も有

【契約書類にマイナンバーカードあった場合】
身分証対象外の為、必ず返送必要（個人情報の為）
返送時返信用封筒同封し、対象の身分証提出してもらう

【継承書類チェック】
契約書類が到着したら、☆契約受付一覧TOKYO☆は新名義と新住所へ書き換える
※ 前契約者（継承前）の顧客情報を備考に残す

【契約書抹消訂正】

〇文字抹消〇文字追加（重なるよう右横に社判押す）
2重線の上には社判押さない

【池袋オフィス書類チェック】
ルートストアハブレンタルオフィスのチェックリスト項目見ながらチェックする（作成机に有）

納品書はカウンター下の納品書入れの池袋オフィスのファイルに入れる
領収書金額電卓で確認
→収入印紙5万円（税別）以上で必要
契約書契約期間、部屋番号確認
口座振替依頼書に金融コード記入
→本日の日付入力
→コピーとって原本はSＭＢＣ送付待ちへしまう
法人印鑑証明は無くても良い

【契約書類システムへ入力】

名前、住所、生年月日等入力されているか確認
口座入力する際
→半角カタカナ（F8）
→前株　ｶ)　、後株　 (ｶ
→株式会社の場合は代表者氏名入力不要
→株式会社以外の場合はすべて入力する
→スペース無
→小さい文字は大文字入力（例：ｷｬ→ｷﾔ）
→個人契約で振替口座が法人だった場合は全部入力する
契約詳細見て月次支払い方法、引落になっているか
支払い方法☑引落
振替手数料150円（注意）
法人の場合　社名＋肩書＋名前（それぞれにフリガナ有）
※ カタカナ社名のみフリガナ無でも可

【口座不備で返送あった場合】

基幹システム顧客備考に日付入力・〇〇枚到着
契約書ではなく、当社控えの口座依頼書を探し出す
原紙、原紙コピー、前の当社控えの順に重ねてクリップでとめる
（2枚届いたときは鉛筆で1/2、2/2と左上に大きく書く、コピー原紙両方とも）
※ 基幹システム未登録の場合は契約一覧に青文字で記入
口座不備の場合は振替月変えずにそのまま最短の振替月のファイルに入れる
（4連のキャビネット内）だいぶ後の振替月でも最短の振替月のファイルで良い（SMBC発送用のファイル）
※ 口座変更している場合はシステム顧客備考へ入力必要
口座変更入力例）【口座変更】10/27振替から6045124より1709806へ
→口座情報を基幹システムへ登録必要
初回振替月変更入力例：[2020/03/19] ※ 口座到着、初回4/27よりきらぼし銀行板橋支店にて振替予定
契約詳細
編集
月次支払い方法変更
☑引き落とし
☑初回の賃料月
☑SMBC
☑口座
間違いが無いか確認する→登録した後別のオペレーターに確認してもらう

【口座不備がネット銀行承認者承認なしの場合】

ネット銀行からお客様へ承認期間にお客様が承認されなかった為不備になっている
当社よりSMBCへ口座再提出し、SMBCよりネット銀行へ送付され、その後お客様へ承認依頼が来る

※ お客様の設定でメール等通知受け取りになっていたらネット銀行から通知される

■SMBCへ提出前の不備の場合

基幹システムに口座登録する
当社控え探さずに提出して良い
口座振替依頼書の顧客番号記載無い場合は、物件コード＋部屋番号記入する

【鍵交換及び変更依頼証が届いたら】

鉛筆で「2019/12/27到着」、物件名の上に物件コード記入
依頼受付シートに鍵変返却日入力
不良鍵が届いていたら不良鍵返却日に入力
到着の旨を基幹システムの顧客備考に履歴残す
書類はスキャンするところに入れる
不良鍵（カードキー）はテプラ剥がして、鍵リストに記入して、ハサミで切って破棄する

【名義変更が届いたら】

提出書類不備無いか確認
基幹システム契約名義を変更する
基幹システム顧客備考にも入力する
入力例：[2019/05/24] ※名義変更書類〇/〇着
→[2019/05/24]【名義変更】○○→○○へ変更
書類は到着した日付を鉛筆で記入して収支担当に渡す（口座の名義も変わる為）

【ＨＢ居室内点検確認書が届いたら】

基幹システム顧客備考へ入力する
入力例）[2019/05/24] 【居室内点検確認書】5/21現地確認、2階床に傷有　山田太郎（確認者名）
書類に物件コード・物件名・部屋番号記入しスキャンへ

【解約アンケート】
※ 毎月月初にアンケート回収必要！
　毎月担当に回ってきたら、空き待ち登録して、登録終わったら次の人へ回す
※ 管理部内→マーケティング部→その他部署の順で回覧する
※ 座席表の右上に〇月分と記入する
　回覧済が戻ったら、スキャンして（大量のボタン押す）tokyoファイル→管理→解約アンケート→〇〇年分→○○○で保存し、スキャンが終わったら4連キャビネットの解約アンケート置き場に置く

【鍵の預かり証】
4連キャビネットに協力会社やオーナーごとに分かれた
鍵預かり証ファイルがあるので綴じる

【解約時、鍵確認】

引き出しに無い解約月の鍵が返却されたら
→カウンター下の引き出しの上にあるジップの袋に入れる
追加の鍵届いたら
→1つの袋に2本入れて解約月の引出（カウンター下）へ
→お客様自身でコピーした鍵の場合は履歴を残してコピー鍵の方を不燃ごみで捨てる（ゴミ捨て場に”不要鍵”と書いてゴミに出す）

【解除者の鍵返却があった際】

書類作成担当へ鍵渡す
請求書は部屋確認が終わった後作成する→部屋の状況によって対応が変わる可能性がある為
メンテナンスのグーグルチャットへ報告
→メンテ済みか、これからなのか確認する
→ただしその結果をもとに請求書発送になる為こちらから「〇日まで」と期限決めて対応できるか確認必要
→それが無理ならALSOKで室内荷物有無・設備・明らかな汚れや傷の有無を確認必要

【協力会社様から警備キー貸出が帰ってきたら】

■鍵をコピーした預り証

警備キー保管キャビネットの預かり証（鍵のコピー）と鍵番号間違いないか確認後、預かり証は破棄
警備キーは予備キーの場所に戻す

■フォーマットの預り証

システム、ルーム一覧、解約一覧確認
→貸した履歴があったら、戻ってきた旨入力する
→鍵発送した人へ報告する。
→預り証は預け証と一緒に破棄

【手続き無・不備チェック】

【電話する】1回発信していて、それ以降何もない反応がない人
【郵送する】2回電話していて、何も反応がない人
【様子見】発信して1週間以内の人、書面郵送していてまだ期限内の人
【それ以外】すでに書面郵送していて期限切れの人

システム、一覧見て確認する

【手続き無で契約書再送する場合】

基幹システム顧客備考に下記入力
【手続き無】契約書再送する、ダイレクト受取〇/〇
※ ヤマトビジネスメンバーズで受取日確認する事
契約一覧にも入力
ご案内（控え）に付箋で「今日の日付＋手続き無再送する」と記入して再発送依頼する

【手続き無だが契約受付一覧を完了にする場合】

基幹システム顧客備考に下記入力
【手続き無】今後お話しする機会あればご対応お願いします。
基幹システム顧客備考に”ダイレクト受取〇/〇”入力あるか確認
入力無い場合→ヤマトビジネスメンバーズで受取日確認
ヤマトに履歴無い場合は契約一覧のダイレクト受取日で処理
契約一覧にも備考入力
ステータスを「完了」に、ルーム一覧を「済」する
※ 契約一覧備考に基幹システムに移した方が良い情報ある場合は基幹システムへ入力する
書類はクリップでとめて
付箋に「今日の日付＋手続き無いが完了とする」
鉛筆で物件コード記入し契約書入力済み、スキャン未の場所に入れる（キャビネット内）
→契約月無い場合はクリアファイルに入れて付箋貼って置く

【郵送契約】
書類チェック後、お客様控えの契約書を返送するので、ステータス空欄にして書類作成担当へ書類を渡す

【昔の契約書保管場所】
tokyoファイル→契約書→契約書スキャンデータ→名前で検索

【最近の契約書保管場所】
tokyoファイル→契約書→契約日、物件ごとに入っているので名前で検索

【契約書類に代筆】

「2020/1/24　15:05（お客様と電話した時間）　ご契約者様了承の上代筆　〇〇（担当者名）」と書類に記入
※ 口座振替依頼書原紙には上記文言は書かない（コピーには記載すること）

【解約通知書】

フリクションでも可（原則不可）
保証金Pでなければ印鑑無くてもOK（原則不可）
原本郵送ではなくFAXで提出でも受付可

※ 保証金返還ある人でもOK

【解約時鍵返却方法】

解約書類と同封のレターバックを利用してもらう
紛失してしまった場合、鍵は追跡できる送付方法で返却してもらう

≪例≫

　ネコポス(ヤマト運輸連携)
　宅急便コンパクト(ヤマト運輸連携)
　宅急便(ヤマト運輸連携)
　クリックポスト
　レターパック
　ゆうパケット
　ゆうパック
　宅配便

【解約書の返還先口座を契約者以外の名義口座で記入あった場合】

振替口座と同じ場合は問題無
解約通知書再送し再手続き必要（契約名義の口座に変更してもらう）

【車検証届いたら】
基幹システム顧客備考に下記入力する
入力例：[2020/07/27] 【車検証】トヨタ/バン/足立430の1024
→車検証はスキャンへ（物件コード、物件名、ルーム№、契約名義を描いた付箋を付ける）

【審査の書類】
契約受付一覧備考に”作成机に有”と入力して作成机に置く

【SMBCより引落データ修正の書面がきた場合の処理方法】

基幹システム顧客詳細の登録振替口座情報を確認
SMBCの訂正内容の通りに口座登録されているかを確認
顧客備考に訂正内容を入力
例１【SMBCより通知有】口座名義人のフリガナ補正（会計以下不要）
　　「〇〇〇」で口座再登録済。初回〇/27振替でルーム結びつけ済
例２【SMBCより通知有】フリガナ補正（成年後見人以下不要）正：〇〇〇　誤：〇〇〇
　　「〇〇〇」で口座再登録済。初回〇/27振替でルーム結びつけ済
例３【SMBCより通知有】訂正内容：カナ補正（法人略語）「〇〇〇(ｶ」システム問題無
SMBCの修正通知と当社控えの口座を一緒にしてしまう
※ 「SMBCより通知有」「SMBCより書面通知有」で顧客備考の検索かけると過去の登録情報確認できます。
※ 口座変更と同様の方法で正しい内容でシステムに登録する。
　→当社控えにSMBCからの通知をクリップでとめる。
　→鉛筆で「〇/〇着、システムへ〇/27結び付け済」と書く。控えのあった束に戻す。

【契約書類と一緒にヤマト伝票来たら】

契約書と一緒にスキャンに回す
伝票届いた旨契約受付一覧に入力する

【キャンセル時決済取消】
カード決済確定前の場合、与信取消をする

【スライド、口座変更の場合】
手続き完了後、基幹システムに新口座情報入力必要
口座振替依頼書原本はそのまま提出する

【解約通知書と一緒にお客様控えの契約書が戻ってきたら】

システム備考と解約一覧に書類到着の旨入力
契約書に解約月を鉛筆で書いてカウンター下の引き出しに入れる

【契約書書類チェック時AP→SMBCへ変更】
AP→SMBCに代わる際、口座変更と同じで口座コピーに”口変AP→SMBC”と鉛筆で書き、原紙と合わせてクリップでとめて提出する

【契約書スキャン未、契約日がかなり前の物】
キャビネットのスキャン未の端にファイルでまとまっている。
「●月契約」と付箋付けてファイルに入れる。

【HB利用者申告書】
1人だけ（契約者本人のみ）でも提出必要
その他不備なければ、居室内点検確認書と一緒に返送でも可

滞納

賃料2か月滞納で契約解除（対象者）になる。
電話発信したら基幹システムへ履歴を残す。

■1か月滞納

払込票(コンビニで現金払い対応)が発送される。
事務手数料350円が加算される。
350円は各部屋にかかる。（払込票が部屋ごとに発送のため）
払込票支払期日が過ぎたものは+350円で請求する。

■2か月滞納

まず催告書が発送され、それでも支払い無い人へ内容証明送る。
催告書は350円含んだ金額、内容証明は350円含まれない金額。

※ 解除者の荷物は備考に記載無ければ移動していない。
※ 案内が行き違いで届く可能性がある場合はお客様へ伝える。
※ 振替手数料（AＰ：100円、ＳＭＢＣ：150円）は複数契約でも合算振替は1件分しかかからない。（部屋ごとに口座違う場合、それぞれ振替手数料がかかる）
※ 基本2か月内容証明の支払い期日までに振込お願いする。
※ 月末15時までに全額振込できれば継続利用可。ただし金額足りない場合、時間すぎた場合は解除。

【払込票宛所無しで戻り有】
基幹システム顧客住所欄 (住所備考に入力しない)に「※2020/5/28住所宛所無」と入力する。
基幹システム顧客備考に「[2020/05/28] ※払込票、住所宛所無で戻り有」と入力する。

■払込票の発信
基幹システム顧客備考に「【発信】㋘出ない。〇月賃料未納＋住所確認の為。担当名」
電話繋がらない場合→緊連・勤務先それぞれの電話へ→それでも繋がらないなら契約ルームへ貼紙する場合あり。

【解除の方】

現状伝える（内容証明、未納分など）
解除になっている
未納分本日払えますか（一括支払いできても解除の為明渡ししてもらう）
荷物をすぐに出してください
荷物をいつ出せるか連絡もらう
荷物の保管料は解除日から鍵到着日まで1日当たり1,000円かかる（RSの場合）

※ 内容証明の支払い期日までに支払い無いと解除と伝える！

【荷物保管料金額】
RS：1日1000円
SG：1日2000円
HB：年率１４．６％の割合

【契約名義ではない名前で振り込んだ場合】
振込明細をFAXまたはメールで送ってもらう。
①契約の名前 ②物件 ③部屋番号を余白に記入してもらうこと。
　→振込明細が無い場合は振込名義の免許証または保険証をFAXまたはメールで送ってもらう。

【2か月滞納留守電　例文】
私トランクルームを管理しておりますルートストアハブの○○と申します。
○○様のお電話で宜しいでしょうか。
ただいま2月と3月の賃料のお支払の確認ができておりません。
お支払の確認ができませんと継続してのご利用が難しくなります。
至急お支払いいただきますようお願い致します。
ルートストアハブの○○がご連絡いたしました。

【未納確認】
振替結果充当してすぐの時はすぐ払込票発送の準備がされるので振り込みではなく払込票で支払お願いする。
システム→請求一覧を確認→☑未入金→検索　を押すと未納合計（振替手数料含む）が表示される。

【プール金】
プール金払いになっている場合、請求詳細確認して備考未記入の場合未納
備考に何かあれば支払されている場合も有

サービス関連の電話

不動産会社紹介

【紹介料】

仲介は行っていない（紹介のみ）
お客様とルートストアハブの直接契約になる為、お客様より当社へ申込いただきその際に不動産会社の名前出してもらえれば半年以上の契約で紹介料として賃料1か月分を不動産会社へ支払う
お客様とルートストアハブの間で契約締結した後に当社から不動産会社へ連絡するので、請求書を送っていただければ紹介料お支払すると回答
紹介料の請求書を送付する際の注意：項目は紹介料　○○ルートホビー○号室○○様契約分
20日までに届けば当月送金可能
例）11/20に届けば11/末振込

■紹介料の請求書届いたら

会社名の読み方確認
振込口座、抜けが無いか確認
金額間違いないか確認
物件名、部屋番号、契約日、契約者名、鉛筆で請求書に記入する
基幹システム顧客備考または契約受付一覧に請求書届いた旨と振込予定日を入力する

※ 契約書は通常通り入力・スキャンへ

運搬サービス

【スーパーカーゴ有償対応】

基本料金は7,000円(税別)
以下の場合超過分も発生する可能性あり
*走行距離が20ｋｍを超える場合（1ｋｍあたり250円追加・高速料金は別途）
*荷扱い時間が1時間以上かかった場合（30分単位で1,200円を追加）
*往復になる場合
*車両1台追加（作業員追加）の場合※当日の車両追加はできない場合がございます。

運搬完了後請求書発行し振り込みしてもらう
スーパーカーゴ有償の用紙に必要事項聞き取りし記入してスーパーカーゴへFAXする

※ 無償の場合基本料金が無料（無償の用紙に記入してFAXする）
※《無料サービスの内容》
　※ 車両台数　1台
　※ 走行　片道のみ
　※ 走行距離　20ｋｍ以内
　※ 作業人員　ドライバー1名のみ
　※ 荷扱い時間　1時間以内

【スーパーカーゴ依頼】

FAX送付状にスーパーカーゴ依頼書の切り取り線以下を切ってのりで貼る
日付を記入して、担当欄に自分の印鑑を押す
FAXをスーパーカーゴへ送信
送信後、有償→お客様負担
無償→『東R負担　借上特典』と赤ペンで記入
※ 借上げかどうか？それ以外はキャンペーン一覧で確認必要。（広告特典かオープン特典など）
クリアファイルに入れ「カーゴ1件依頼してます」と声をかける。

お客様への勧告

【物件の工事・点検】

社内連絡見学一覧を見て過去の履歴を確認。
履歴を参考にして必要事項聞き取る
社内連絡見学一覧に内容入力

【新築物件について】

工事中で危ないから見学できません。
敷地内立ち入り禁止。
オープン日や詳細が決まっていたら回答・案内する。（社内連絡を参照する）

【空き待ち案内】

待ち有の人をルーム一覧へ入力する場合、紹介する優先順位

①新規②追加③スライド
備考、支払い状況確認

※ 支払状況悪い人でも賃料安くなるなら良い
※ 新規（契約したばかり）の人は初回振替結果確認後案内

契約書記載の禁止事項（RS）

■禁止される保管品

危険物、可燃物（火薬等）
動物、植物等の生物。
腐敗しやすい物品、不潔な物品。
湿気のある物品、湿気を発する物品、強い臭気を発する物品。
公序良俗に反するような物品。
その他人身、財産、生活等に危害を及ぼす可能性のある物品。
現金、貴金属、貴重品。

■禁止又は制限される行為

本件スペースを反社会的勢力の活動拠点に供すること。
本件スペース又は本件スペースの周辺において、著しく粗野もしくは乱暴な言動を行い、または威勢を示すことにより、甲、他の賃借人、付近の住民または通行人に不安を覚えさせること。
本件スペースを反社会的勢力に占有させ、または本件スペースに反復継続して反社会的勢力を出入させること。

■契約解除

賃料を２ヶ月以上滞納したとき。
第６条、第７条の禁止規定に違反したとき。
第８条の確約に反する事実が判明したとき。
第９条に掲げる行為を行ったとき。
契約締結後に自らまたは役員が反社会的勢力に該当したとき。
本契約書への記入内容が虚偽であると認められたとき。
その他本契約の規定に違反し、相当期間を定めた催告にもかかわらず違反が是正されないとき。